Ref. Procedimentos Para Controle e Economia das Cobranças Bancárias.


Prezados Empreendedores :

Considerando as dificuldades que temos encontrado em operacionalizar as cobranças mensais do Serviço de Rastreamento e Tráfego, através do sistema bancário, pois que um montante expressivo de títulos não são pagas através dos boletos na rede bancária, sendo os respectivos pagamentos efetuados através de depósitos ou transferências em conta corrente, muitas vezes com grande atraso, sem qualquer correção e ainda elevando os custos da cobrança com procedimentos de sustação de protesto e baixa de título, entre outros, elaboramos a presente Circular para informar os procedimentos atuais, as distorções detectadas, e medidas corretivas a serem implementadas, a saber:

1. Geração das Cobranças em Prazo Compatível. Mensalmente as cobranças são geradas com antecedência em relação ao vencimento de 12 a 15 dias, o que é prazo mais do que suficiente para a geração pelo banco e encaminhamento pelos correios até o endereço dos Clientes. Usamos atualmente somente cobranças reconhecidas e de qualidade no mercado, como é o caso, por exemplo, do sistema do Banco do Brasil. Portanto, se incide algum atraso para a chegada dos boletos até os endereços dos Empreendedores, certamente isto decorre de problemas operacionais dos correios ou em razão do endereço ser de difícil acesso para tal serviço.

2. Informação Via E-Mail: Forma Oficial de Comunicação com os Clientes. De todos é sabido que o vencimento das cobranças referentes ao Serviço de Rastreamento se dá no dia 5 de cada mês, correspondendo ao serviço disponibilizado no mês anterior, e a cobrança do tráfego se dá do dia 15 a 20 de cada mês, relativamente ao tráfego do mês anterior. Portanto, os vencimentos das cobranças são conhecidos de todos. Não obstante isto, a cada novo lote de cobranças gerado, informamos por e-mail a todos os Empreendedores, a geração do respectivo lote de títulos e seu vencimento, de modo que todos podem conhecer antecipadamente a data de vencimento da cobrança em curso. Para a Empresa Gente & Terra, no Serviços de Rastreamento, a informação via e-mail é oficial. Alertamos, neste sentido, a importância do Empreendedor consultar periodicamente seu endereço de e-mail para tomar ciência das informações mencionadas e outras comunicações que possam estar sendo encaminhadas por nossa Central de Rastreamento e pela Controladoria Financeira. Ademais, sugerimos que o Empreendedor monitore o regular funcionamento de seu endereço de e-mail, bem como nos comunique em caso de alteração do mesmo, pois que é comum a situação de encaminharmos as mensagens e estas não chegarem a seu destino, por problemas nos endereços de e-mail ou por problemas de funcionamento dos mesmos.

3. Disponibilização das Cobranças Via Site. Visando dar maior agilidade, segurança e tranqüilidade ao Empreendedor, desenvolvemos um recurso em nosso site (www.genteterra.com.br), através do qual o Empreendedor, uma vez cientificado via e-mail da geração de um novo lote de cobranças (conforme referido no item anterior), pode a qualquer tempo gerar uma 2ª via do respectivo título, para pagá-lo em qualquer agência bancária ou através de seu gerenciador financeiro/bancário, se dispuser do mesmo. Através deste recurso, o Empreendedor tem sempre o boleto à sua disposição com bastante antecedência em relação a seu vencimento. Em caso de dúvidas, contatar com o colaborador Tiago (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br).

4. Consulta de Títulos Pendentes de Pagamento via Site. Outro recurso muito útil desenvolvido por nossa equipe de informática é a possibilidade de consulta em nosso site (www.genteterra.com.br), pelo Empreendedor, dos títulos que constam pendentes de pagamento junto a nossos controles. Através deste recurso o Empreendedor pode verificar se há título(s) em aberto, comunicando à Controladoria Financeira a falta de baixa de algum título já pago ou ainda programando o pagamento do(s) título(s) em aberto. Esta listagem de títulos está sendo atualizada semanalmente, em geral às terças e sextas-feiras.

5. Controladoria Financeira à Disposição. A Controladoria Financeira foi organizada em nossa Empresa visando dar segurança, agilidade e bom atendimento a nossos Clientes, no que tange a pagamentos de títulos e movimentos financeiros. Pode ser contatada via telefone, por e-mail/MSN (financeiro@genteterra.com.br), através de nosso colaborador Marion. Junto à Controladoria Financeira o Empreendedor pode buscar informações, esclarecer dúvidas e ainda negociar pendências financeiras.

6. Pagamentos Via Depósito em Conta-Corrente. Os pagamentos dos títulos em atraso devem ser feitos preferencialmente através das agências bancárias, pois que os pagamentos via depósitos/transferências em conta corrente elevam sobremaneira nossos custos, em razão de despesas vinculados ao sistema de cobrança bancária (a seguir são relacionados alguns custos aplicados atualmente pelo Banco do Brasil, conforme planilha em vigor, mas tais valores variam conforme o Banco e o período em vigência) e a procedimentos internos, como: a) custo para sustação de protesto cobrado pelo banco (atualmente no BB, seis reais – R$ 6,00); b) custo de baixa de título, que é cobrado pelo banco atualmente no BB, cinco reais – R$ 5,00; c) despesas de comunicação com o banco e o Cliente, para operacionalização da localização e baixa dos títulos, principalmente despesas de telefone e celular; c) despesas com procedimentos internos de documentação, envolvendo checagem de extratos, confirmações da origem dos depósitos, baixa de títulos no sistema de cobranças bancárias, baixa de títulos no sistema de controle interno e ainda arquivamento da documentação, isto sem falar nos procedimentos de atualização do site, relativamente aos pagamentos em conta corrente. Tais procedimentos geram despesas vultosas para a empresa, mensalmente. Além do mais, esta cadeia de procedimentos e controles é muito mais vulnerável a falhas do que o pagamento do título via sistema bancário, colocando em risco o próprio interesse do Cliente, quando uma falha de comunicação pode gerar um problema de falta de baixa do respectivo título, com possibilidade até de ocorrer um protesto indevido.

7. Problema dos Depósitos sem Identificação. Um problema sensível e desgastante, enfrentado diariamente pela nossa Controladoria Financeira, são os depósitos feitos em conta-corrente, sem informação à Controladoria acerca da autoria do depósito e das cobranças que estão sendo quitadas. Como os muitos valores das cobranças são iguais ou semelhantes, e há muitos Clientes dos mesmos Municípios (isto sem falar dos vários casos de depósitos em agências bancárias diversas do Município do Empreendedor), existe uma dificuldade diária de localização das fontes dos depósitos e cobranças vinculadas, gerando custos de contatos telefônicos, verificações, checagens e outros procedimentos, buscando identificar o depósito. Temos grande preocupação para que se faça a baixa da(s) cobrança(s) vinculadas de forma precisa, para evitar eventual cobrança em duplicidade. E por incrível que pareça, são muitos os pagamentos através de depósito em conta-corrente, em que o Empreendedor não se dá ao cuidado de ao menos informá-los à Controladoria Financeira, via telefone, e-mail ou fax, colocando em risco seu próprio interesse, pois corre o risco neste caso de uma ou mais cobranças não terem sua baixa realizada, por falta de informação da Controladoria.

8. Disponibilização das Cobranças Pendentes de Identificação no Site da Gente e Terra. Em razão das grandes dificuldades operacionais, insegurança e custo decorrentes dos pagamentos em conta-corrente não identificados pelo autor do depósito, a partir do dia 1º de Setembro, a Controladoria Financeira não mais se responsabilizará por localizar e gerar a respectiva baixa de títulos vinculados a depósitos sem identificação. Neste caso, simplesmente a Empresa disponibilizará no site da Gente & Terra, quando o Empreendedor consultar os respectivos títulos a vencer e/ou vencidos e não pagos, uma tabela com a relação de todos os pagamentos em conta corrente de autoria não identificada, cabendo ao empreendedor identificar seu respectivo pagamento, e informar à Controladoria Financeira para esta proceder à respectiva baixa do(s) título(s) vinculado(s). Tal recurso já está disponível atualmente em nosso site.

9. Encargos e Custo Incidentes sobre os Depósitos em Conta-Corrente. Em razão de tudo o que foi acima exposto, a partir de 1º de Setembro próximo, a Empresa passará a debitar para o Empreendedor um valor referente aos custos incidentes para procedimentos de suspensão de protesto e baixa de títulos, entre outros, mais o valor específico do custo da geração da respectiva cobrança (no Banco do Brasil, atualmente, conforme planilha, o custo é de quatro reais e cinqüenta centavos – R$ 4,50), pois que neste caso a facilidade da cobrança gerada foi desperdiçada pela não utilização do boleto para pagamento do serviço. E a tal montante, que atualmente gira na faixa de R$ 9,50 (nove reais e cinqüenta centavos) para o título que ainda não foi encaminhado ao Cartório de Protestos, ou de R$ 15,50 (quinze reais e cinqüenta centavos) para o título que já foi encaminhado ao referido Cartório, se agregará ainda os respectivos encargos descriminados no título, quando estes não forem contemplados no depósito ou transferência. O valor de tal custo, que variará conforme a planilha de custo do banco em que foi emitida o respectivo boleto de cobrança, será contabilizado a débito do Cliente e informado ao mesmo, para ressarcimento a posterior, mediante acerto direto ou cobrança bancária.

10. Procedimentos no Caso de Inadimplência e Suspensão de Serviço. Quando o atraso nos pagamentos exceder a 30 (trinta) dias, o Empreendedor será notificado para atender ao compromisso em aberto, com os respectivos encargos, no prazo de 7 (sete) dias a contar do recebimento da respectiva notificação, sendo que esgotado tal prazo, sem o devido pagamento, serão adotados os seguintes procedimentos seqüenciais: a) aviso à(s) mineradora(s) em que a(s) respectiva(s) Draga(s) opera(m), para que esta(s) tome(m) ciência antes da suspensão do serviço; b) aviso ao órgão ambiental FEPAM, para que o órgão também tenha ciência antecipada do procedimento; c) desabilitação do sinal da Draga e suspensão do serviço. Após a suspensão do serviço, o Empreendedor estará sujeito à cobrança extrajudicial e judicial. Ressaltamos que isto não é novidade, pois que tal procedimento está detalhadamente descrito na Circular nº 015/2009.

11. Circulares Disponíveis no Site. Lembramos que os textos das Circulares que estão em vigor encontram-se todos disponíveis em nosso site. Ademais, em razão da característica do Serviço de Rastreamento, alertamos que as mensagens enviadas e recebidas via e-mail (mesmo na área financeira) são uma forma oficial de comunicação entre nossa Empresa e os Clientes, dentro do Projeto de Rastreamento, razão pela qual deve ser dada atenção especial à consulta diária do respectivo e-mail, e ao bom funcionamento do mesmo, conforme anteriormente destacado. Em caso de dúvidas, contatar com nosso colaborador Tiago (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br).

12. Importância do Adequado Funcionamento do Sistema de Cobrança. Circular nº 015/09. Pela segunda vez, em 8 meses, vimos dar ênfase a questões diretamente relacionadas ao sistema de cobrança. Na oportunidade anterior foi através das Circulares nº 15/09 (08/01/09), quando abordamos de forma detalhada informações, diretrizes e mecanismos para a efetivação/melhoria do Sistema de Cobrança relacionado ao Serviço de Rastreamento. Isto posto, sugerimos aos Clientes uma releitura desta Circulares, visando otimizar o conhecimento e interação com nossa Empresa, nesta área.

Esperamos que com estas instruções melhorem a compreensão, a segurança e a economicidade acerca do funcionamento do sistema de cobranças do Projeto de Rastreamento, para que tais custos não venham a onerar futuramente a todos os Empreendedores. Neste sentido, temos seguido uma trajetória crescente de melhorias em nossos controles, em nosso site e em nosso atendimento, visando dar um atendimento à altura do que os Clientes merecem. Porém, se ainda assim perdurarem dúvidas, sugerimos que sejam contatados a Controladoria Financeira e/ou o Setor de Informática, através de nossos colaboradores Marion (e-mail/MSN financeiro@genteterra.com.br) e Tiago (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br), para que sejam fornecidas informações complementares.

Aproveitando para agradecer aos inúmeros Empreendedores que têm buscado manter pontuais seus respectivos compromissos, e colocando-nos à disposição de todos para esclarecer eventuais dúvidas oriundas da leitura desta Circular, firmamo-nos


Atenciosamente !


João Paulo Antoniazzi de Moraes
Diretor


Cachoeira do Sul (RS), 10 de Agosto de 2009.