Ref. Comunicação e Informação Via E-Mail e Site entre a Empresa Gente & Terra e Empreendedores e Mineradoras. Melhorias no Sistema de Comunicação entre as Partes.


Prezados Empreendedores :

Considerando a importância do Sistema de Comunicação entre a Empresa de Rastreamento Gente & Terra e os Empreendedores e Mineradoras, que precisa se dar de forma ágil, eficiente e segura, em razão das características específicas do serviço; considerando a necessidade de ampla informação dos Empreendedores acerca dos procedimentos adotados pela Empresa Gente & Terra para viabilizar e melhorar tal Sistema de Comunicação; e considerando ainda a importância do uso dos E-Mails e do Site neste contexto, elaboramos a presente Circular para informar os procedimentos e melhorias adotados referente a tal comunicação e ao uso do E-Mail e de nosso Site, nos seguintes termos :

1. Canais de Comunicação com a Empresa Gente & Terra. Atualmente existem múltiplos canais através dos quais os clientes do Rastreamento podem se comunicar com a Empresa Gente & Terra, seus setores e a Central de Rastreamento, entre os quais podemos citar: telefones e celulares da Empresa, setores e Central de Rastreamento, correspondências encaminhadas por correio (Sedex, AR, postagem simples, entre outras), endereços de E-Mail/MSN da Empresa, setores e Central de Rastreamento, e endereço eletrônico da Gente & Terra (nosso site: www.genteterra.com.br). Tais contatos atualizados encontram-se disponíveis em nosso site.

2. A Importância da Informação e da Comunicação. O serviço de Rastreamento, por suas características, exige informações, comunicações e providências imediatas e/ou ágeis, em razão das necessidades do serviço e/ou das demandas dos órgãos fiscalizadores. Além disso elas são múltiplas, ou seja, são muitas informações e comunicações ao longo do mês, sendo que em várias situações pode-se necessitar a realização de múltiplas comunicações num mesmo dia. Este cenário obriga que tenhamos à disposição canais de comunicação ágeis e eficientes, para que o serviço seja também ágil, eficiente e de qualidade.

3. A Comunicação por E-Mail: Comunicação Oficial e por Excelência. A comunicação via E-Mail torna-se, em razão do disposto no item “2”, cada vez mais, na principal ferramenta/canal de comunicação entre a Gente & Terra (destacando a sua Central de Rastreamento) e os Empreendedores e Mineradoras. Trata-se, para a Empresa e para a Central de Rastreamento, a forma de comunicação, rápida e econômica, mais usada: há mensagens encaminhadas em caráter diário, semanal e mensal. É a ferramenta de comunicação oficial, por excelência, do Serviço de Rastreamento. Temos o caso, por exemplo, dos Boletins Informativos, que são encaminhados aos Clientes, às Mineradoras e à FEPAM, única e exclusivamente por E-Mail (vide Circular nº 017/09, neste sentido).

4. A Necessidade do Uso/Consulta Diária do Endereço de E-Mail e do Bom Funcionamento do Mesmo. Em virtude do disposto no item anterior, é imprescindível que o Empreendedor fique atento aos seguintes requisitos: a) disponha de um endereço de e-mail que efetivamente funcione adequadamente e em caráter ininterrupto (há muitos casos de endereços cujas mensagens retornam por problema de caixa lotada ou por erros diversos); b) consulte diariamente as mensagens recebidas, para que possa tomar ciência das informações nelas contidas e assim adotar os procedimentos cabíveis; c) atribua a algum colaborador ou a seu contador a rotina de abrir diariamente as mensagens recebidas por E-Mail e lhe comunicar, caso não possa ou não tenha o hábito de utilizar o e-mail; d) faça uma checagem periódica do funcionamento de seu endereço de e-mail (ao menos uma vez por mês), remetendo uma mensagem e solicitando o devido retorno, para a Central de Rastreamento ou para nosso Setor de Informática (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br); e) confira junto à Central de Rastreamento ou nosso Setor de Informática, se o endereço de e-mail cadastrado junto à Gente & Terra está correto.

5. A Informação Via Site. Atualmente os Clientes dispõem de múltiplos serviços e informações junto ao Site da Gente & Terra (www.genteterra.com.br), entre os quais destacamos: a) acesso ao Serviço de Rastreamento das Dragas; b) acesso ao Disco Virtual para consultar o extrato mensal do tráfego de cada Draga, entre outras informações; c) geração das 2ªs vias de cobranças bancárias; d) consulta de títulos a vencer e/ou pendentes de pagamento; e) acesso ao texto integral das Circulares cujo conteúdo está em vigor; f) acesso a outras informações de interesse do Serviço de Rastreamento; g) informações diversas relativas à Empresa e endereços e formas de contato com a Gente & Terra e seus diversos setores.

6. Necessidade do Uso/Consulta Periódica do Site da Gente & Terra e do Conhecimento para a Boa Utilização do Mesmo. Considerando o referido no item “5”, destacando as diversas informações que são disponibilizadas periodicamente em nosso Site (conforme mencionado:Circulares, 2ªs vias de cobranças bancárias, informações sobre cobranças, extratos de tráfego, entre outras), entendemos imprescindível ao Cliente realizar uma visita periódica ao mesmo, em caráter ao menos semanal. Por outro lado, sugerimos e lembramos que, quando existir Draga em operação, o Empreendedor deve acompanhar diariamente o rastreamento da mesma, através do serviço disponibilizado em nosso site.

7. Risco do Não Acesso à Informação Via E-Mail e Site. Boletins Informativos. Alertamos nesta Circular para o risco do Empreendedor não acessar periodicamente seu E-Mail e/ou o Site da Gente & Terra, por neste caso desconhecer as informações disponibilizadas e/ou remetidas para seu endereço de E-Mail e/ou para o Site. Nesta hipótese, em não acessando as informações e/ou mensagens recebidas em E-Mail ou no Site, o Empreendedor pode deixar de realizar procedimentos importantes e/ou perder prazos que podem lhe acarretar problemas futuros. Destacamos, em relação a isto, as informações constantes dos Boletins Informativos, que, conforme esclarecido no item “3”, são encaminhados tão somente via E-Mail.

8. Suporte da Gente & Terra referente ao Sistema de Informação. Esclarecemos que para todas as situações relatadas anteriormente, e em caso de necessidade de orientação e/ou apoio específico no que diz respeito à comunicação entre o Empreendedor e a Empresa (especialmente a Central de Rastreamento), o Cliente pode dispor do suporte integral da Gente & Terra, através da Central de Rastreamento e/ou do Setor de Informática (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br). Sugerimos que o Cliente busque, quando do uso do E-Mail e do Site, preferencialmente, o suporte do Setor de Informática, que está capacitado a lhe orientar e tirar todas as suas dúvidas, bem como lhe auxiliar a resolver os problemas existentes nesta área.

9. Sugestões Diversas. Para que se realize uma boa comunicação e informação nos termos abordados nesta Circular, é muito importante que o Cliente saiba fazer um bom uso da ferramenta do E-Mail e do site, além de consultar periodicamente as mensagens e informações deles constantes. Visando uma adequada compreensão e melhoria neste uso, sugerimos: a) conferir com o Setor de Informática (Tiago) o E-Mail atualmente cadastrado para contato com sua Empresa, atualizando-o, se necessário; b) verificar as características do seu endereço de e-mail e respectivo provedor (em caso de dúvidas, contatar c/ o Tiago), para atestar se o endereço atual é adequado ao Serviço de Rastreamento, pois se não for adequado, com nosso apoio o Cliente pode criar um endereço de e-mail específico para o Rastreamento ou reconfigurar seu endereço atual; c) criar um endereço de E-Mail específico para o Rastreamento, a ser consultado diariamente, caso seu endereço atual não seja adequado e não possa ser reconfigurado; d) estreitar relação com nosso Setor de Informática e com nossa Central de Rastreamento, visando garantir uma boa comunicação e informação; e) desenvolver a cultura e o hábito de consultar diariamente seu E-Mail e o Site, bem como acompanhar diariamente o Serviço de Rastreamento de sua(s) Draga(s) que estiver(em) em operação; f) informar aos Setores de Informática e de Rastreamento sempre que houver alteração de E-Mail e/ou problemas no seu funcionamento, para a devida atualização cadastral e/ou providências cabíveis.

10. Leitura das Circulares nºs 015/09, 017/09, 018/09 e 019/09: Conteúdos Complementares. Para uma melhor compreensão do disposto nesta Circular é muito importante a leitura dos conteúdos das Circulares referidas neste item, pois as mesmas têm conteúdos e informações complementares e integrados. Em caso de dúvida, contatar com Tiago.

11. Circulares Disponíveis no Site. Lembramos que os textos das Circulares que estão em vigor encontram-se todos disponíveis em nosso site. Em caso de dúvidas quando ao acesso no Site, contatar com nosso colaborador Tiago (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br).

12. Importância do Sistema de Comunicação Empresa/Cliente. Pela terceira vez, em 10 meses, vimos dar ênfase a questões diretamente relacionadas a comunicação/informação. Na oportunidade anterior foi através das Circulares nº 013/08 (25/10/2008) e 015/09 (08/01/09), quando disponibilizamos endereços e modos para a efetivação/melhoria das comunicações recíprocas. Isto posto, sugerimos aos Clientes uma releitura destas Circulares, visando otimizar a sua comunicação com nossa Empresa.

Esperamos que com estas instruções melhorem a compreensão, a segurança, a economicidade e a agilidade no fluxo das informações e mensagens inerentes ao funcionamento do Serviço de Rastreamento. Neste sentido, temos seguido uma trajetória crescente de melhorias em nossos controles, em nosso Site e em nosso atendimento, visando proporcionar um serviço à altura do que os Clientes merecem. Porém, se ainda assim perdurarem dúvidas, sugerimos que seja contatado nosso Setor de Informática, através de nosso colaborador Tiago (e-mail/MSN: tiago@genteterra.com.br), para que sejam fornecidas informações complementares.

Colocando-nos à disposição de todos para esclarecer eventuais dúvidas oriundas da leitura desta Circular, firmamo-nos


Atenciosamente !


João Paulo Antoniazzi de Moraes
Diretor


Cachoeira do Sul (RS), 10 de Agosto de 2009.